办事项目:国际会议申报
办理机构:海南省外事侨务办公室 受理部门:国际会议事务处
受理地址:海口市国兴大道9号省政府大楼602室
联系电话: 65339556 传真:65393740
联系邮箱：zhangdongdong＠faohn.gov.cn
受理时间：周一至周五上午8:30-11:30,下午 15:00-17:00
需知：申报单位请先行下载《国际会议在线预审表》填写并传真或发送邮件至受理部门，受理部门在接收到预审表后的三个工作日内给予答复,预审合格后申报单位可正式递交请示。
一、申报范围
（一）与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。凡在琼举办的国际会议都需办理报批手续。
（二）与国际组织及外国有关团体、机构共同举办的或受其委托由我国有关单位承办的年会、例会及其他会议。
（三）国际组织及外国有关团体、机构单独举办的各类会议。
二、申报时间
（一）一般的国际会议需于会议举办前30个工作日（自材料审核合格，正式受理之日算起）上报。
（二）规模较大、级别较高的会议至少要提前3个月（自材料审核合格，正式受理之日算起）上报。此类国际会议包括：1、外宾规模在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学领域的专业或学术性的国际会议；2、邀请外国政府正部长及其以上官员或国家元首、政府首脑出席的国际会议。
（三）举办国际会议较频繁的单位要制定年度会议举办计划，并于每年11月底之前将下一年度会议计划报至我办。
三、申报材料
会议主办单位需向主管部门上报举办国际会议的请示，请示用单位标准文件纸打印，要有“文号”和“签发人”，请示分正文和附件两个部分，具体要求如下：
（一）正文部分
1、会议主办单位及协办单位名称
2、会议的时间、地点（城市）、会期
3、会议申办的必要性
4、会议的议题及主要内容
5、会议的经费来源（如需财政拨款，应事先请财政厅会签）
6、联系人和联系电话
（二）附件
1、会议简介
2、拟邀请中外出席人员总数及名单（含姓名、国籍、职务等，级别较高的嘉宾需提供个人简历）
3、会议日程
4、会议为联合举办，需提供合办方简介、合办方同意函等材料。
四、其它
根据国际会议的属地管理原则，已获得其它相关部门审批的在琼举办的国际会议，需将审批部门的批复及会议简介报至海南省外事侨务办公室备案。
请示范例模板.doc
