申报国际会议必备材料及要求

  • 发布日期:2020-09-21
  • 来源:
      办事项目:外事管理服务处
      办理机构:海南省外事办公室   受理部门:外事管理服务处
    受理地址:海南省海口市国兴西路9号省政府办公楼636办公室
    联系电话:   65362301        传真:65334171
    受理时间:周一至周五上午8:30-11:30,下午 15:00-17:00  
  
  需知:申报单位请先行下载《国际会议在线预审表》填写并传真或发送邮件至受理部门,受理部门在接收到预审表后的三个工作日内给予答复,预审合格后申报单位可正式递交请示。
  
  一、申报范围
  在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。主要包括:

  (一)由我国有关地区和部门主办的会议;

  (二)与国际组织及外国有关团体、机构共同举办的或受其委托由我国有关单位承办的年会、例会及其他会议;

  (三)国际组织及外国有关团体、机构单独举办的各类会议。

  (四)向有关国际组织申办的国际会议

  以上范围的国际会议都需办理报批手续。 

  二、申报时间
    (一)一般的国际会议需于会议举办前15个工作日(自材料审核合格,正式受理之日算起)上报。
    (二)邀请外国驻华使节、外国现职副部长或已卸任的外国国家副元首、政府副首脑、外交部长、国防部长等官员出席的国际会议至少要提前30个工作日(自材料审核合格,正式受理之日算起)上报。
    (三)规模较大、级别较高的会议至少要提前3个月(自材料审核合格,正式受理之日算起)上报。此类国际会议包括:1、外宾规模在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议,以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学领域的专业或学术性的国际会议;2、邀请外国政府正部长及其以上官员或国家元首、政府首脑出席的国际会议。
    (四)举办国际会议较频繁的单位要制定年度会议举办计划,并于每年11月底之前将下一年度会议计划报至我办。  
  三、申报材料
  会议主办单位需向主管部门上报举办国际会议的请示,请示用单位标准文件纸打印,要有“文号”和“签发人”,请示分正文和附件两个部分,具体要求如下:   
    (一)正文部分
  1、会议主办单位及协办单位名称
  2、会议的时间、地点(城市)、会期
  3、会议申办的必要性
  4、会议的议题及主要内容
  5、会议的经费来源(如需财政拨款,应事先请财政厅会签)
  6、联系人和联系电话 
    (二)附件
  1、会议简介
  2、拟邀请中外出席人员总数及名单(含姓名、国籍、职务等,级别较高的嘉宾需提供个人简历)
  3、会议日程
  4、会议为联合举办,需提供合办方简介、合办方同意函等材料。 
  四、其它
  根据国际会议的属地管理原则,在琼举办的国际会议如计划向归口的部级单位报批,主办单位应事先征求海南省外事办公室的意见。在获得海南省外事办公室同意后,如获相关部级单位批复,主办单位须将审批部门的批复及会议概况报至海南省外事办公室备案。


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