为做好有关涉外会议的服务保障工作，按照公开、公平、竞争、择优的原则，我办决定面向社会开展涉外会议项目外包征集工作。

一、项目名称

涉外会议项目

二、活动信息

1、活动时间：2025年5月25日-26日

2、活动地点：三亚市

3、活动主题：略

4、活动内容框架：欢迎酒会（5月25日晚），开幕大会（5月26日上午），3场分论坛（5月26日下午）。根据实际情况可能调整。

三、项目预算

涉外会议项目预算27万元（供货商中标后，具体费用在预算范围内按实际支付情况结算）。

四、采购内容

（一）综合协调服务

配合有关部门进行信息搜集和联络；协助省内、办内有关台账信息的搜集、呈报、跟进和问题梳理，做好沟通协调对接等；协助活动筹备期间现场检查、现场会议组织实施；协助综合演练活动实施。

（二）人力证件服务

负责管理志愿者，包括但不限于用餐、用车、日常考勤、工作质量考核等；对接待服务保障人员和志愿者开展保密教育、签订保密协议；开展工作专班、省内代表、工作人员及所有志愿者的各类证件信息录入、报送、证件核对、领取、分发等涉证件办理工作。

（三）会务服务保障

涉外会议全流程执行策划，包括：活动方案、会议手册、议程单编制、会务现场分工等各环节内容；提供现场工作人员，协助引导参会人员、维持现场秩序，协助做好现场会务服务；承担执行导演及专业技术人员工作（灯光控制、音视频、流程 PPT等全流程控制）。

（四）接待用车管理

负责征集接待车辆，做好驾驶员的征集、培训和管理；负责车辆的管理、指挥调度、运行安全；办理驾驶员和车辆证件（如需）；保障接送机、主会场、参观考察等各个环节车辆调度；安排工作人员及学生志愿者通勤车辆；制定车辆使用计划、应急预案等。

（五）机场专项服务

协助做好活动期间海口、三亚机场贵宾室及口岸各部门的协调和服务保障工作；协助做好机场迎送方案拟制和现场保障；协助做好重要团组、嘉宾代表海口、三亚机场礼宾迎送的组织协调和礼遇安排。

（六）后勤服务保障

全面配合协助活动期间各项后勤安排，做好外国嘉宾和接待服务保障人员住宿、餐饮等后勤资源统筹及保障；负责相关部门工作人员的全程接待和后勤保障；负责三亚地区工作人员房源的统筹落实及分配；协助省委外办准备和管理相关活动的后勤物资、外事礼品等。

五、供应商资质要求

依法成立的企业、社会组织（不含由财政拨款保障的群团组织），公益二类和从事生产经营活动的事业单位，农村集体经济组织，基层群众性自治组织，以及具备条件的个人可作为政府购买服务的承接主体。设立承接主体所需具备的相关条件有：

（一）满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条有关规定；

（二）具有独立承担民事责任的能力（提供三证合一营业执照副本或其他证明材料复印件加盖公章）；

（三）在“信用中国”没有列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、“中国政府采购网”没有列入政府采购严重违法失信行为记录名单的投标人（需提供查询网页截图加盖公章）。

（四）有丰富的大型国际会展活动筹办和会务经验。

六、报送文件、时间、地点

请有意向参与本项目的单位，将以上“服务商资质要求”材料、报名函（附联系人和联系方式）、报价表等相关资料，装袋加盖单位公章密封，于2025年4月30日17:30前（逾期不候），报送至海南省海口市国兴大道9号省政府6楼，联系人：于女士，联系电话：0898-65311979。